วิธีเขียนโครงการ โครงการเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมของหน่วยงาน เขียนโครงการ เป็นการเขียนเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงาน เนื่องจากมีส่วนช่วยในการวางแผนงาน การศึกษา การริเริ่มการดำเนินการใหม่ โครงการจึงมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานของหน่วยงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นควรมีคำสั่งงบประมาณที่เหมาะสมเพื่อการอนุมัติและการดำเนินงานอื่นๆ
นิยามโครงการ คำว่า “โครงการ” ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า “โครงการ” เป็นแผนงานที่รอบคอบ เป็นระบบ พร้อมคำแนะนำ บรรลุเป้าหมายตามเป้าหมายของแผนงานที่กำหนดไว้ ใช้ทรัพยากรเพื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน มีพื้นที่ปฏิบัติการสำหรับการส่งมอบบริการและพนักงาน หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ ลักษณะสำคัญของโครงการ การเขียนโครงงาน มีรูปแบบการเขียนที่แตกต่างจากการเขียนแบบอื่นๆ โครงการที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
- จะต้องมีระบบ (System) โครงการต้องประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ หากส่วนใดเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นในส่วนอื่นๆ ด้วย
- ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน (Clear Objective) โครงการต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้สอดคล้องกับประวัติของโครงการ มีความเป็นไปได้ที่ชัดเจนและวัตถุประสงค์ของโครงการต้องเป็นทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
- ต้องเป็นการดำเนินการในอนาคต (Future operation) เพราะผลงานที่ผ่านมามีข้อบกพร่อง ดังนั้นควรแก้ไขและปรับปรุงโครงการให้เป็นการดำเนินงานในอนาคต
- นี่เป็นการมอบหมายชั่วคราว (การมอบหมายชั่วคราว) โครงการเป็นงานเฉพาะกิจเป็นครั้งคราวเพื่อปรับปรุง และ การพัฒนาไม่ใช่งานที่เป็นงานประจำหรืองานปกติ
- ระยะเวลาที่แน่นอน โครงการต้องกำหนดเวลาที่แน่นอน ในเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดเพื่อให้ชัดเจนว่าไม่ได้วางแผนไว้ หรือปล่อยให้โครงการดำเนินไปและจะไม่สามารถประเมินความสำเร็จได้ ซึ่งกลายเป็นการทำงานปกติ
- งานด่วน โครงการต้องเป็นกิจกรรมที่จัดตามนโยบายเร่งด่วนที่ต้องพัฒนางานอย่างรวดเร็ว ตรงเวลาหรืองานใหม่
- ต้องมีต้นทุนการผลิตต่ำ (Low Cost) การดำเนินโครงการต้องใช้ทรัพยากรหรืองบประมาณ โครงการจะมีประสิทธิภาพด้วยการลงทุนเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่ให้ได้มากที่สุด
- ความคิดสร้างสรรค์หรือโครงการพัฒนาต้องเป็นความคิดริเริ่มเชิงนวัตกรรม แก้ปัญหาอุปสรรคและพัฒนางานให้ก้าวหน้า
วิธีเขียนโครงการ ขั้นตอนการเขียนโครงการ
- การเตรียมไอเดียก่อนเขียนโครงการ วิธีเขียนโครงการ
เริ่มต้นด้วยการเชิญสมาชิกให้สนทนา จากนั้นช่วยกันจินตนาการถึงสิ่งที่คุณอยากเห็นให้เกิดขึ้นกับคนในองค์กรหรือหน่วยงานของคุณ ช่วยกันวิเคราะห์สถานการณ์และปัญหาที่น่าสนใจร่วมกันอย่างชัดเจน ว่าสาเหตุเกี่ยวข้องกับอะไร แล้วช่วยกันค้นหาช่องทางกับคนและสิ่งของที่อยู่ในหน่วยงานก่อน และช่วยกันหาแหล่งเงินทุน ช่วยกันพิจารณาว่ากิจกรรมคืออะไร ทำอย่างไร งบประมาณเท่าใด สื่ออะไร มาจากไหน และเมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ผลจะเป็นอย่างไร? เรารู้ได้อย่างไรและทำอย่างไรให้ยั่งยืน - โครงการที่น่าสนใจวิธีการเขียน?
โดยทั่วไป เอกสารข้อเสนอโครงการ (Proposal) ที่เสนอแหล่งเงินทุนมีชื่อเรื่องและเนื้อหาหลักตามที่ระบุโดยแหล่งเงินทุน แต่โดยทั่วไปแล้ว ธีมและเนื้อหาหลักมีดังนี้:
ชื่อโครงการ สั้น กระชับ เข้าใจง่าย และแสดงออกอย่างชัดเจนว่าหัวข้อคืออะไรหลักการและเหตุผลหรือความสำคัญของโครงการ บอกสาเหตุหรือปัญหา - ที่นำไปสู่โครงการนี้ และที่สำคัญต้องบอกว่าถ้าโครงการเสร็จแล้วจะแก้ปัญหานี้ได้ที่ไหน? ปัญหาคำอธิบายโครงการ การเขียนข้อมูลสถานการณ์จากหน่วยงานหรือพื้นที่โครงการควรใช้ชี้แจงเพื่อให้ผู้ตรวจสอบโครงการมีความเข้าใจที่ชัดเจนขึ้น
3.1 เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ ระบุเป้าหมายของการดำเนินโครงการ และผลลัพธ์ที่เกิดจากคำและเป้าหมายของโครงการจะแตกต่างกันดังนี้
วัตถุประสงค์คือเงื่อนไขที่สามารถทำได้ในระหว่างโครงการ และเป็นขั้นตอนหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง
เป้าหมายของโครงการหมายถึงสถานะที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตอันไกลโพ้นเมื่อโครงการสิ้นสุดลง เราไม่สามารถสัญญาว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาของโครงการ แต่เป็นทิศทางที่จะดำเนินการ การเขียนเป้าหมายต้องชัดเจน สามารถกำหนดจำนวนผลลัพธ์ที่ปรากฏหลังจากโครงการ กลุ่มเป้าหมายคือใคร? - กิจกรรมและกระบวนการปฏิบัติงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามข้อ 3 ระบุสิ่งที่คุณจะทำ ขั้นตอนและกลยุทธ์แต่ละกิจกรรมจะต้องบรรลุเป้าหมายอย่างไร กิจกรรมทั้งหมดเกี่ยวข้องกันอย่างไร? กิจกรรมที่ดีต้องสอดคล้องกับวิถีชีวิตและสภาพความเป็นอยู่จริงในพื้นที่โครงการ และไม่ควรหรูหราเกินจริง ควรจะเกิดจาก คำนึงถึงความร่วมมือจากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และผู้ที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย
- กลุ่มเป้าหมาย พื้นที่ปฏิบัติการและเวลาดำเนินการ อธิบายให้ชัดเจนว่าโครงการนี้จะเกิดขึ้นที่ใด เริ่มเมื่อไหร่และสิ้นสุดเมื่อไหร่? กลุ่มเป้าหมายของโครงการคือใคร? หากมีหลายกลุ่มเป้าหมาย ให้ชัดเจนว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายหลัก กลุ่มเป้าหมายรองคือใคร?
- ผลลัพธ์ที่คาดหวังคือการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นหลังจากสิ้นสุดโครงการ ซึ่งแยกความแตกต่างอย่างชัดเจนระหว่างผลที่ตามมาของโครงการทันที และผลที่จะตามมาในระยะยาว หากผู้เสนอโครงการแสดงให้เห็นชัดเจนว่า การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยโครงการนี้ไม่ได้เป็นเพียงไฟฟาง แต่มันจะเป็นการติดเชื้อที่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่จะสร้างสุขภาพอย่างต่อเนื่อง
- องค์กรร่วมปฏิบัติการหรือหุ้นส่วนปฏิบัติการ หากหลายองค์กรเข้าร่วมในโครงการ จำเป็นต้องระบุชื่อเต็มและระบุให้ชัดเจนว่าส่วนใดขององค์กรที่เข้าร่วมโครงการจะเข้าร่วมโครงการ ซึ่งจะเป็นข้อมูลข่าวสาร ตามมาว่าโครงการจะประสบความสำเร็จและจะมีผลลัพธ์ที่ยั่งยืน
- แผนปฏิบัติการหรือที่เรียกว่าปฏิทินโครงการ เป็นตารางที่อธิบายว่าผู้ดำเนินการโครงการวางแผนที่จะดำเนินการในช่วงระยะเวลาของโครงการ ตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ เมื่อแต่ละกิจกรรมจะเกิดขึ้น เรียงตามเวลา
- งบประมาณและแหล่งเงินทุนในการดำเนินโครงการ เป็นส่วนที่แสดงจำนวนเงินงบประมาณ พร้อมกระจายต้นทุนการดำเนินโครงการ หากมีหลายแหล่งเงินทุน ให้ข้อมูลที่โปร่งใสเช่นกัน โดยระบุให้ชัดเจนว่าได้รับเงินจากที่ใด เท่าใด และงบประมาณใดที่จัดสรรจากแต่ละแหล่ง
- การจัดการโครงการ อธิบายอย่างชัดเจนว่าโครงการมีกี่ด้าน บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายคืออะไร และจะประสานงานในส่วนที่เกี่ยวข้องอย่างไร
- การติดตามและประเมินผลโครงการ หลังจากเริ่มโครงการแล้ว ควรติดตามและประเมินว่าแต่ละกิจกรรมโครงการบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ หากตรวจพบปัญหาก็สามารถแก้ไขได้ทันท่วงที ทั้งในกระบวนการดำเนินกิจกรรมและหลังโครงการ ตลอดจนระบุตัวชี้วัดความสำเร็จทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพ
- สรุปประวัติการทำงานของกองกำลังเฉพาะกิจหรือองค์กรที่รับผิดชอบโครงการ หากแนบประวัติการทำงานของผู้เสนอโครงการไว้ที่ท้ายเอกสาร คณะทำงานจะเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือและการยอมรับ
การทําโครงการ มีดังนี้
- ชื่อโครงการ ต้องเป็นชื่อที่ถูกต้อง ชัดเจน เพื่อดึงดูดความสนใจ และเจาะจงว่าต้องทำอย่างไรวิธีเขียนโครงการ
- หลักการและเหตุผล นำเสนอปัญหาความจำเป็น ผู้เขียนโครงการต้องพยายามหาเหตุผลต่างๆ เพื่อแสดงความจำเป็นต่อผู้ประเมินโครงการ และความสำคัญของโครงการเพื่อให้เราสามารถสนับสนุนต่อไปได้
- เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ แสดงความจำเป็นต้องทำอะไรสักอย่าง เขียนเป้าหมายลงไปกำหนดปัญหาที่จะระบุเพื่อแสดงจุดประสงค์ในการแก้ปัญหาและกำหนดเป้าหมายที่เป็นไปได้วัดได้
- วิธีดำเนินการ แสดงขั้นตอนงานที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้นและแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์ เพื่อเป็นแนวทางในการประเมินความเป็นไปได้ของโครงการ
- ระยะเวลาและที่ตั้ง ระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการและสถานที่ที่จะดำเนินโครงการเพื่ออำนวยความสะดวกในการพิจารณาและติดตามโครงการ
- งบประมาณ ระบุงบประมาณรวมของงบประมาณทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินโครงการต้นทางและให้รายละเอียดที่ชัดเจนของต้นทุนตามที่เป็นอยู่
- ผู้รับผิดชอบโครงการ ต้องระบุชื่อผู้ดำเนินโครงการ
- ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ระบุผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากความสำเร็จเมื่อสิ้นสุดโครงการ ระบุว่าใครจะได้ประโยชน์และผลกระทบหรือการเปลี่ยนแปลงอะไรทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณและต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
- การประเมินโครงการ ระบุว่าหากดำเนินโครงการไปแล้วจะติดตามผลอย่างไรและเมื่อไหร่?
วัตถุประสงค์และเป้าหมาย
ทุกโครงการต้องมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นแนวทางในการดำเนินโครงการ จุดประสงค์คือคำแถลงที่แสดงถึงความปรารถนาที่จะทำสิ่งต่างๆ ปรากฏเป็นรูปธรรมภายในโครงการ ข้อความที่ใช้เขียนวัตถุประสงค์ต้องชัดเจนไม่คลุมเครือ สามารถวัดและประเมินผล แต่ละโครงการสามารถมีได้มากกว่าหนึ่งวัตถุประสงค์ ลักษณะของวัตถุประสงค์ขึ้นอยู่กับระดับและขนาดของโครงการ วัตถุประสงค์กว้างพอๆ กับลักษณะทั่วไป หากเป็นโครงการขนาดเล็ก สามารถดำเนินการในพื้นที่เป้าหมายหรือดำเนินการในลักษณะที่แคบลง เป้าหมายเฉพาะเจาะจง หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเป็นวัตถุประสงค์เฉพาะ อย่างไรก็ตาม การเขียนวัตถุประสงค์สำหรับแต่ละระดับของโครงการ แต่ละมาตรการต้องมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับวัตถุประสงค์ของโครงการย่อย จะต้องมีความเกี่ยวข้องและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการใหญ่ๆวิธีเขียนโครงการ
เป้าหมายการเขียนควรคำนึงถึงคุณสมบัติที่ดี 5 ประการ หรือจะต้องกำหนดโดยใช้ปัญญา (SMART) ซึ่งที่ประชุม (พ.ศ. 2535) ได้อธิบายไว้ดังนี้
S = สมเหตุสมผล (เป็นไปได้) หมายถึง เป้าหมายต้องเป็นไปได้ ระหว่างดำเนินโครงการ
M = Measurable หมายถึง เป้าหมายที่ดีต้องสามารถวัดได้และประเมินได้
A = Achievable (ระบุสิ่งที่ต้องการ) หมายถึง เป้าหมายที่ดีต้องระบุสิ่งที่ต้องทำ ให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากที่สุด
R = สมเหตุสมผล (สมเหตุสมผล) หมายความว่าเป้าหมายที่ดีต้องมีเหตุผลในทางปฏิบัติ
T = Time (เวลา) หมายถึง เป้าหมายที่ดีต้องมีระยะเวลาจำกัดในการปฏิบัติงาน
การเขียนเป้าหมายของโครงการมีลักษณะเป็นเป้าหมายการดำเนินงานที่สามารถอธิบายแนวทางการดำเนินการได้อย่างชัดเจนและง่ายดาย ดังนั้นควรเขียนเป้าหมายด้วยคำพูด ซึ่งแสดงเจตจำนงและลักษณะพฤติกรรมเพื่อสาธิตการดำเนินโครงการ เช่น คำพรรณนา บรรยาย เลือก ระบุ สร้าง เสริม ประเมิน ลำดับ แยกแยะ อธิบาย กำหนดรูปแบบ และแก้ปัญหา เป็นต้น เป็นตัวอย่างการเขียนโครงงาน วัตถุประสงค์เช่น
- สามารถอธิบายวิธีการเขียนโครงการได้
- สามารถเลือกวิธีการที่เหมาะสมในการปรับปรุงคุณภาพการสอนของนักเรียนได้
- สามารถระบุขั้นตอนการเตรียมโครงการสอนการเกษตรได้
- เพื่อให้สามารถแยกแยะข้อดีและข้อเสียของการฝึกงานด้านการเกษตรภายในฟาร์มได้
ยังมีคำที่ควรหลีกเลี่ยง ในการเขียนเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการเพราะเป็นคำที่มีความหมายกว้างๆ ไม่แสดงแนวทางในการบรรลุเป้าหมาย ยากที่จะวัดและประเมินผลการปฏิบัติงาน คำดังกล่าวได้แก่ เข้าใจ รู้ รู้ ชื่นชม ให้คุณค่า เชื่อ ดูแล คุ้นเคย รู้สึก และยอมรับ ฯลฯ